Datenschutzerklärung - Stand: Januar 2023
Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Webauftritt unter der URL www.vhs-landkreis-rastatt.de (nachfolgend „Website“ genannt). Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten, soweit Sie unsere Services in Anspruch nehmen.
1. Verantwortlichkeit
Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist das Landratsamt Rastatt, vertreten durch den Landrat, Am Schlossplatz 5, 76437 Rastatt.
2. Speicherung von Zugriffsdaten
Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden Zugriffsdaten in einer Protokolldatei auf dem Webserver unseres Providers Kubus Software GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Anton Kufer, Oderstraße 7, 84453 Mühldorf gespeichert. Dieser Datensatz besteht aus
- der IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
- Datum und Uhrzeit des Abrufs,
- dem Namen und der URL der angeforderten Datei,
- der übertragenen Datenmenge,
- der Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
- Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und Betriebssystems,
- Website, von der aus der Zugriff erfolgt, sowie
- dem Namen Ihres Internet-Zugangs-Providers.
Die Erhebung dieser Daten ist aus technischen Gründen notwendig. Diese Daten erlauben uns selbst keinen Rückschluss auf Ihre Person. Eine Nutzung unserer Website ist ohne Bereitstellung Ihrer IP-Adresse technisch leider nicht möglich.
3. Cookies
Verwendung zur Gewährleistung der Benutzerfreundlichkeit. Wir speichern auf dem Speichermedium Ihres Endgeräts Cookies, um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen. Dies dient unserem Vertriebsinteresse als berechtigtes Interesse. Cookies sind kleine Textdateien, die vom Webserver unseres Providers an den Browser Ihres Endgeräts versandt und auf diesem gespeichert werden. Die Cookies werden benötigt, um Sie z.B. nach erfolgreicher Anmeldung zu Ihrem Nutzerkonto für die gesamte Dauer Ihres Besuches identifizieren und autorisieren zu können. Sie werden auch dann benötigt, wenn Sie Angaben z. B. im Rahmen einer Anmeldung für einen Kurs machen, ohne sich registriert zu haben, um Ihnen die mehrmalige Eingabe Ihrer Daten zu ersparen. Diese Cookies werden nach Ende Ihrer Browser-Sitzung wieder vom Speichermedium Ihres Endgeräts gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Meist ist der Browser Ihres Endgeräts so eingestellt, dass dieser die Erstellung und Speicherung von Cookies akzeptiert. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Browser so einzurichten, dass er die Speicherung und Verwendung von Cookies generell oder für den Einzelfall ablehnt. In diesem Fall kann allerdings der Funktionsumfang unserer Website eingeschränkt sein.
4. Kursanmeldung und Kursdurchführung
Die im Anmeldebogen abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur späteren Vertragserfüllung verwendet. Hierbei wird zwischen zwingend anzugebenden Daten und freiwillig anzugebenden Daten unterschieden. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum, hinreichend genau gewählte Kursbezeichnung) kann kein Vertrag geschlossen werden. Ihr Geburtsdatum erheben wir, um sicherzustellen, dass Sie volljährig sind bzw. um bei Minderjährigkeit etwaige Vorkehrungen zu treffen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs.1 b) DSGVO.
Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Sie ggf. nicht rechtzeitig erreichen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.
Sofern eine Einwilligung von Ihnen vorliegt (Bsp. Lastschriftverfahren, Feedbackfragebogen), ergibt sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a) i.V.m. Artikel 7, 8 DSGVO.
Wenn Sie uns eine Nachricht senden, nutzt die VHS Ihre angegebenen Kontaktdaten zur Beantwortung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt abhängig von Ihrem Anliegen und Ihrer Stellung als interessiert oder am Kurs teilnehmend zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung oder auf Basis einer hingegebenen Einwilligung.
Auch die weiteren nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO freiwilligen Angaben (z.B. Angabe des Namens auf dem Feedbackbogen) werden zur Vertragsdurchführung verwendet.
Durch Angabe Ihrer Kontodaten (IBAN, Name und Vorname) können Sie uns ein Lastschriftmandat erteilen. Ist der Lastschriftmandatbogen abtrennbar, müssen Sie zur Zuordnung nochmals Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse angeben. Die freiwilligen Zusatzangaben dienen ebenfalls der Durchführung des Lastschriftmandats. Wenn Sie uns die zwingend erforderlichen Bankdaten nicht bereitstellen, erfolgt keine Lastschrift und Sie müssen die Zahlung des Veranstaltungsentgelts anderweitig veranlassen.
Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert und verarbeitet. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen werden auch durch von uns beauftragte IT-Dienstleister betreut. Wir haben einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO mit unseren IT-Dienstleistern abgeschlossen
Die Bereitstellung Ihrer Daten durch Sie ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nichtangabe von freiwilligen Daten kann jedoch, wie beschrieben, Probleme bei der Vertragsdurchführung zur Folge haben.
5. Weitergabe Ihrer Daten
Wir geben Ihren Namen, E-Mailadresse und – soweit angegeben – Telefonnummer, an die jeweilige Kursleitung zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses weiter. Dies umfasst auch die Kontaktaufnahme bei Änderungen. Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z. B. Telc-Sprachprüfungen, Schulabschlüsse etc.) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung.
Für die Teilnahme an Integrationskursen sind wir berechtigt, Ihren Namen und erforderliche Kontaktdaten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) weiterzugeben.
Falls für die Teilnahme an Kursen mit Kooperationspartnern (Kurse sind explizit gekennzeichnet) notwendig, leiten wir Ihren Namen und die Kommunikationsdaten an den Kooperationspartner weiter. Diese Daten benötigen unsere Kooperationspartner zur Vertragserfüllung.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Personen und/oder Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben
6. Speicherdauer und Löschung
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für eine abschließende Bearbeitung Ihres Anliegens notwendig ist. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht. Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktdaten bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Schließlich richtet sich die Speicherdauer aufgrund vertraglicher Verarbeitung auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen (z. B. § 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG), vorgesehen ist. Wenn die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.
7. Newsletter
Wenn Sie unseren Newsletter bestellen wollen, benötigen wir neben Ihrer E-Mail-Adresse die Bestätigung, dass Sie der Inhaber/die Inhaberin der angegebenen Email-Adresse und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Diese Daten werden nur zu dem Zweck erhoben, Ihnen den Newsletter zuschicken zu können und unsere diesbezügliche Berechtigung zu dokumentieren. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Bestellung des Newsletters können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
8. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über Ihre bei der VHS gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO), unrichtige Daten zu korrigieren (Art. 16 DSGVO) sowie Daten gegebenenfalls sperren oder löschen (Art. 17 DSGV0) zu lassen.
Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen, wenn die Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt (Art. 21 DSGVO).
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer freiwillig angegebenen Daten nach Art. 6 Abs.1a DSGVO zu widerrufen (z.B. beim Feedbackbogen). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Bitte senden Sie uns hierzu eine Mail an vhs@landkreis-rastatt.de, wobei die Nutzung dieser E-Mailadresse nicht verpflichtend ist.
Ferner haben Sie das Recht, Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen zu lassen (Art. 20
DSGVO). Weiterhin haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LfDI) des Landes Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Telefon: 0711/6155410,
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.